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El Servicio de Colaboración y Productividad con Office 365 tiene por objetivo favorecer la colaboración y productividad mediante la adopción de Microsoft Office 365, que permite a empresas de todos los tamaños contar con servicios de nivel empresarial en la nube, tales como videoconferencias en alta definición, uso compartido y seguro de documentos, correo electrónico Exchange, suite de ofimática y otros. Este servicio es otorgado a través de la modalidad de licencias por usuario y bajo un esquema de pago mensual.
Ejecutar un plan para adoptar la tecnología orientado a hacer uso efectivo del licenciamiento adquirido y aumentar la productividad de los colaboradores mediante Office 365.
Mantener los servicios críticos para la organización como el correo electrónico y la información disponibles para acceder desde cualquier lugar.
Disminuir costos en soporte TI asociado a incidentes o interrupciones
Aumentar o disminuir la cantidad de suscripciones mes a mes de acuerdo con los cambios en la organización.
Generar perfiles de usuario para controlar el acceso a información sensible.
Proteger la información mediante seguimiento de los documentos compartidos, cifrado de correos y establecimiento de niveles de permisos sobre documentos y correos.
Rentabilizar y potenciar herramientas con recursos existentes
Participar en actividades de entrenamiento especificas cuyos resultados pueden medirse por medio de encuestas de satisfacción, asimilación de las herramientas por parte de los empleados y un aumento en el uso de estas, validado desde el centro de administración de Office 365.
Planificación conjunta
Uso efectivo y rentabilización tecnológica
Orientado a resultados
Identificación de liderazgos
Nuevas soluciones para el negocio
Transferencia de conocimiento
Objetivos medibles
El desarrollo del plan de implementación incluye el diseño de un plan comunicacional por parte de Egs para facilitar la adopción de la tecnología Office 365 en la organización. Mediante correos electrónicos y/o otros medios de comunicación interna se informa y empodera a los usuarios para el uso de las nuevas tecnologías alineándose a la estrategia propia de cada negocio.
Este desarrollo comunicacional apoyará a las áreas TI a facilitar la tarea de adopción de la nueva tecnología en los usuarios, al manternerlos informados de los cambios y las posibilidades de las nuevas herramientas disponbles para trabajar.
Este plan incluye las siguientes Acciones:
Definición con el cliente de un grupo estratégico de usuarios líderes
Email Inicial a todos los usuarios para presentar el producto, informar de sus características y presentar posibles fechas de implementación
Reunión Inicial con grupo estratégico para presentar detalles del proceso, fechas y el apoyo que se requiere de ellos como grupo funcional
Email a todos los usuarios para informar sobre fechas e hitos relativos al cambio
Email a todos los usuarios con recursos en línea para aprender de la tecnología
Comunicación previa al cambio e información de cómo actuar el primer día productivo
Comunicación posterior al cambio informando como canalizar requerimientos
